Un outil pour les petites entreprises pour surmonter les tempêtes financières


C’est une triste vérité en affaires que tous vos clients ne paient pas leurs factures. À moins que vous ne livriez votre produit ou service qu’après le paiement, vous aurez probablement quelques clients qui ne paieront pas ce qu’ils doivent. Ces comptes irrécouvrables n’ont pratiquement aucune chance d’être remboursés, ce qui en fait des créances irrécouvrables de bout en bout. Les investisseurs peuvent ne pas s’occuper de certaines dettes, mais de mauvaises dettes? C’est un gros non non.

Alors, que doit faire un propriétaire d’entreprise? Vous ne pouvez pas refuser toutes vos affaires par peur. Comme une tempête imminente, la meilleure chose que vous puissiez faire est de vous préparer aux créances irrécouvrables et aux comptes irrécouvrables. En utilisant la méthode du pourcentage des ventes, vous pouvez le faire et déterminer quel pourcentage ou montant de créances irrécouvrables doit être intégré à vos finances.

Il est temps d’apprendre à maintenir des états financiers corrects et à prévoir avec précision les revenus en tenant compte de ces créances irrécouvrables dans votre budget avec le pourcentage de la méthode de vente. Mais regardons d’abord ce qu’est une allocation. (Non, pas le genre que tes parents t’ont donné.)

Qu’est-ce qu’une allocation et pourquoi est-elle importante?

Avant de pouvoir commencer à aborder votre pourcentage de ventes et à établir des estimations précises pour les investisseurs potentiels, vous devez savoir quelle allocation doit être fixée pour les comptes douteux. Cette partie cruciale des prévisions financières vous permet de prédire comment votre entreprise se comportera l’année prochaine, car il est facile de regarder les chiffres des ventes, comme les ventes totales, et de penser que votre entreprise réalise un montant X. En réalité, vous pourriez avoir de nombreux comptes en souffrance et une dette à long terme affectant votre flux de trésorerie réel.

Alors, quelle est exactement une allocation lorsque l’on parle de comptabilité financière? Dans ce cas, il s’agit d’un montant fixe qui représente le montant des créances irrécouvrables ou le nombre de comptes douteux que vous prévoyez d’avoir. Considérez cela comme un tampon pour la perte prévue.

La provision pour créances douteuses apparaît sur votre bilan juste en dessous du solde de vos comptes clients. Il s’agit d’un compte débiteur qui réduit la valeur de vos créances et de votre actif global. Les principes comptables généralement reconnus exigent que les entreprises maintiennent une provision pour créances irrécouvrables. Cela signifie que l’estimation des comptes irrécouvrables est une tâche nécessaire si vous souhaitez produire des états financiers PCGR pour les prêteurs et investisseurs potentiels ou existants.

Une allocation vous donne également une meilleure idée des actifs que vous aurez à votre disposition. Lorsque vous prévoyez des flux de trésorerie futurs, vous feriez mieux de vous méfier de la prudence et d’être réaliste quant au montant que vous pouvez réellement collecter, alors gardez cela à l’esprit lorsque vous déterminez votre propre provision pour créances irrécouvrables.

Comment estimer votre allocation

Avant de commencer à paniquer et à planifier une tonne de dettes, il est important de savoir quelle méthode vous devez utiliser pour déterminer votre provision pour créances irrécouvrables. Chaque méthode est utile pour différentes raisons, alors lisez attentivement les sections suivantes pour déterminer celle qui convient le mieux à votre navire.

Pourcentage de la méthode de vente

L’allocation est un élément important des prévisions financières, mais le pourcentage de la méthode de vente est encore plus important pour savoir où vous en êtes à court et à long terme et pour attirer les investisseurs. Pourquoi? Il vous aide à comprendre le montant des créances irrécouvrables que vous avez actuellement et le montant que vous aurez probablement à l’avenir. Cela donne une image plus précise de la santé financière de votre entreprise – pour votre bien et celui des investisseurs.

En bref, la méthode du pourcentage des ventes estime le montant des créances irrécouvrables qu’une entreprise encourra en fonction du montant des ventes qu’elle effectue à crédit. Par exemple, si une entreprise réalise 100 000 $ de revenus de ventes à crédit et estime que les créances irrécouvrables représentent 2% des ventes à crédit, elle ajoute 2 000 $ à la provision pour créances douteuses. Lorsque l’entreprise doit effectivement radier des comptes irrécouvrables, ceux-ci sont radiés du compte de provisions.

Avec ces informations, vous pouvez alors avoir une idée plus précise du montant que vous pourriez accumuler en créances irrécouvrables l’année prochaine également. Ces informations peuvent être utiles lors de la présentation aux investisseurs, de la prévision des flux de trésorerie dont vous disposerez l’année suivante et de la compréhension du montant réel des capitaux propres dont vous disposez. Plus d’un quart de toutes les startups échouent en raison de problèmes de trésorerie. Connaître le montant de la dette à attendre peut vous aider à éviter cela et à prospérer en tant que propriétaire d’une petite entreprise.

Méthode du pourcentage de créances

Qui n’aime pas avoir des options? Avec la méthode du pourcentage de créances, vous pouvez découvrir le montant à allouer pour les créances douteuses d’une manière différente.

Lorsque la méthode du pourcentage des ventes considère les ventes, la méthode du pourcentage des créances examine le montant actuel des créances que l’entreprise a accumulées à son point de calcul. Le chiffre obtenu indique quelle doit être la provision pour solde des comptes douteux.

Par exemple, supposons qu’une entreprise estime que 1% des créances accumulées sont susceptibles d’être irrécouvrables et le solde des créances est de 500 000 $. Selon cette méthode, le solde de la provision pour créances douteuses devrait être de 5 000 $. Il convient de noter que le solde utilisé comprend également les soldes existants.

Cela signifie que la méthode des créances comprend les soldes de l’année précédente, y compris les soldes de la dette, vous donnant une vue plus globale des créances irrécouvrables de votre entreprise. Contrairement à la méthode du pourcentage des ventes, qui ne prend en compte que les créances irrécouvrables de l’année en cours, la méthode du pourcentage des créances concerne toutes les créances douteuses de votre entreprise. À moins de changements majeurs au cours de l’année en cours par rapport à l’année dernière, cela peut vous donner une idée plus réaliste des créances irrécouvrables dont vous avez besoin pour intégrer votre budget.

Méthode d’identification spécifique

Les méthodes de pourcentage des ventes et de pourcentage des créances fonctionnent bien si vous recevez un montant relativement faible de revenus d’un grand nombre de clients. En d’autres termes, si vous avez un grand nombre de clients qui contribuent à votre actif total et à vos revenus, les avenues de vente et de créance sont d’excellentes méthodes de provision. Cela est courant pour les éditeurs de logiciels d’entreprise ou ceux qui ne s’occupent que de produits en vrac qui sont distribués aux principaux distributeurs.

Si vous avez quelques clients importants qui représentent la plupart ou la totalité de vos revenus, vous souhaiterez peut-être identifier spécifiquement les risques de défaut pour chacun. Cela est dû au fait qu’un seul client partant pourrait entraîner un coup dur pour votre entreprise, car ce client représente une part énorme de vos revenus et influence grandement vos prévisions de ventes.

Pour avoir une idée complète de la probabilité de défaillance d’un client, vous avez besoin d’une vue de sa cote de crédit, ainsi que de nombreux autres angles comptables auxquels seule une institution financière aurait accès. Bien que vous n’ayez peut-être pas accès à ces informations, vous pouvez rechercher quelques éléments pour savoir si les choses peuvent se diriger vers le territoire par défaut:

Changer la taille de la commande

Si vous avez un client qui commande régulièrement un certain montant et que vous constatez qu’il commande soudainement un montant beaucoup plus important, cela pourrait être le signe que son entreprise connaît une soudaine poussée de croissance. En supposant que vous ayez une relation solide, cela peut être un bon moment pour dire que leur entreprise doit bien fonctionner et voir comment ils réagissent.

À l’inverse, si votre client commence soudainement à commander des montants beaucoup plus bas, cela pourrait également signaler des problèmes financiers. En tant que fournisseur ou entreprise qui leur vend un certain produit, c’est une excellente occasion pour vous de demander pourquoi ils réduisent le montant typique de leur commande. Ce pourrait être le revenu net de l’entreprise qui chute, ou peut-être qu’ils ont trouvé un autre fournisseur. (Dans ce cas, vous pouvez essayer de vous précipiter et de sauvegarder l’affaire.)

Défaut de paiement d’une facture récente

Cela peut sembler un point géant, mais ce devrait être un énorme drapeau rouge si vos gros clients ne paient pas une facture récente. En tant que plus gros client, c’est une excellente occasion pour vous d’avoir un dialogue ouvert sur les raisons pour lesquelles ils ont pris du retard lors du paiement.

Avant de paniquer, écoutez-les. Peut-être qu’ils ont un nouveau comptable qui a tout simplement oublié de vous payer. Ou ils pourraient être en difficulté financière et sur le point de devenir une créance irrécouvrable. Quoi qu’il en soit, ce problème mérite absolument une discussion avant de prendre d’autres mesures.

Changements de comportement

Si vous avez une excellente relation avec un certain client et que vous constatez soudainement qu’il n’agit pas comme il le fait habituellement, cela pourrait être le signe d’une mer dangereuse à venir. Des choses comme être en retard aux appels de vente, prendre du retard dans les paiements ou sembler aggravées pendant les discussions devraient être des signaux d’alarme indiquant que quelque chose doit être fait et rapidement.

Récentes plaintes concernant d’anciennes commandes

Si un client se plaint soudainement des produits ou services d’une facture précédente des mois après le fait, c’est un gros signe négatif que quelque chose d’autre est vraiment le problème racine. Vous êtes-vous déjà senti frustré par votre fournisseur de télévision ou d’Internet et avez-vous rapidement téléphoné pour essayer de faire baisser le prix? C’est exactement ce qui se passe ici.

Ce n’est pas une science absolue, mais les points ci-dessus peuvent vous aider à savoir s’il y a ou non des problèmes au paradis avec des clients plus importants. (Et les plus petits aussi.)

Déterminer un pourcentage pour l’estimation

Aucun pourcentage standard n’est utilisé pour estimer les créances irrécouvrables dans aucune des formules. Lorsqu’il s’agit d’estimer des comptes irrécouvrables, vos informations financières passées sont généralement le meilleur indicateur de l’activité future.

Examinez vos états financiers antérieurs et évaluez la relation entre les radiations de créances irrécouvrables, les ventes à crédit et les soldes de créances. Par exemple, si vous avez réalisé 300 000 $ de ventes à crédit l’an dernier et que vous avez annulé un total de 3 000 $ de créances irrécouvrables – et les montants étaient relativement proportionnels les autres années – il est prudent de supposer que les frais de créances irrécouvrables ont tendance à représenter environ 1% des ventes à crédit.

Choisir un pourcentage est plus délicat lorsque vous ne disposez pas des données de l’année précédente. Interrogé sur le sujet, l’entrepreneur et investisseur providentiel Tim Berry a recommandé aux start-ups de découvrir le pourcentage utilisé par des entreprises similaires. Il suggère d’appeler des collègues de quelques entreprises similaires à la vôtre mais qui ne sont pas des concurrents – comme des entreprises sur un marché ou une situation géographique différents – et de demander quels chiffres ils utilisent.

Prévisions: lumineuses et précises

Les prévisions financières peuvent parfois être tout sauf amusantes, mais elles sont indispensables à la gestion d’une entreprise. C’est également un élément nécessaire pour attirer des investisseurs, car personne ne voudra investir dans une entreprise dont le présent est sombre et l’avenir encore plus sombre. Les créances irrécouvrables ne sont pas amusantes, mais le fait d’être honnête et ouvert à leur sujet contribuera grandement à inspirer confiance à ceux qui pensent investir de l’argent dans votre entreprise.

Maintenant, capitaine de petite entreprise, mettez les voiles vers un avenir meilleur et plus précis alors que vous naviguez sur la dette, les problèmes de trésorerie et peut-être même le kraken occasionnel, comme un professionnel total.

Cet article a été produit par le QuickBooks Resource Center et publié par MediaFeed.org.

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